Arbeitsplatzbeschreibung: Aufnahmearzt

Der Aufnahmearzt hat eine Schlüsselposition in der Urologischen Klinik. Er hat den ersten ärztlichen Kontakt mit unseren Patienten und klärt sie über deren geplante Operation/Maßnahme auf. Er ist für die geplanten stationären Aufnahmen und prästationären Patientenvorstellungen zuständig und arbeitet eng mit dem Patientenmanagement und den Urologischen Normalstationen zusammen.

Die Arbeitszeit des Aufnahmearztes beginnt um 07:30 Uhr mit der Frühbesprechung und endet um 16:00 Uhr.

Nach der Frühbesprechung um 7:30 Uhr beginnt der Aufnahmearzt seine Tätigkeit in dem Aufnahmearztzimmer, inzwischen wurde der erste Patient durch das Patientenmanagement vorbereitet. Ansprechpartner für den Aufnahmearzt in allen Fragen ist der Leitende Oberarzt/Vertreter.

Vorbereitungen des Patientenmanagements (PM) für den Aufnahmearzt

• Patientenakte mit gerichteten Blutröhrchen
• Die Patientenakte umfasst:
  • Präoperative Checkliste (aktuelle Version abrufbar auf Uropedia/Patientenmanagement) für Operationen
  • OP-Aufklärung (aktuelle Version abrufbar auf Aufklärungen)
  • Patienteninformationen zur geplanten Operation (aktuelle Version abrufbar unter Patienteninformationen)
  • Fragebögen vor Operationen (aktuelle Version abrufbar auf Uropedia/Patientenmanagement/Patientenfragebögen)
  • Informationen und Aufklärungen über Studien (GENEPI Studie der Strahlenklinik und Gewebedatenbank der Urologischen Klinik; aktuelle Version abrufbar auf Patientenmanagement/Studien)
  • Krebsregister: Patienteninformationsblatt und Einverständniserklärung (aktuelle Version abrufbar auf Uropedia/Patientenmanagement/Landeskrebsregister)
  • Hausinterne Röntgenbilder
  • Externe Arztbriefe und Befunde (Röntgen, Labor u.a.)
• Die Fragebögen, OP-Aufklärungen, Patienteninformation zum geplanten Eingriff sowie die Studienaufklärungen werden dem Patienten durch das PM zum Lesen vor dem Kontakt mit Aufnahmearzt ausgehändigt.

Aufgaben des Aufnahmearztes

• Sichtung der vorhandenen Befunde/Arztbriefe/Laborbefunde/Urinbefunde
• Anamneseerhebung und körperliche Untersuchung (Befunddokumentation elektronisch)
• Sonographie von Nieren, Retroperitoneum, Aorta, Blase und ggf. Prostata und Hoden mit Befunddokumentation auf einem gelben Zettel
• Blutentnahme
• OP-Aufklärung über den geplanten Eingriff (siehe auch SOP OP-Aufklärung)
• Aufklärung über Studien
• Klärung offener Fragen mit dem Patienten
• Eine Kopie des Anamnesebogens und die Prä-OP Checkliste werden beim Aufnahmearzt einbehalten
• Festlegung der Medikation inklusive Antikoagulationsbogen (Thromboseprophylaxe) und Antibiose
• Bei stationären Patienten Überprüfen der in das Stammblatt eingetragenen Medikamente und Abzeichnen
• Anfordern noch ausstehender Untersuchungen (z.B. Staging, UMM-Röntgen, Zystoskopie etc.) für prästationäre Patienten

Am Ende der Untersuchung begleitet der Aufnahmearzt den Patienten zurück zum Patientenmanagement und übergibt die Patientenakte sowie ausstehenden Aufgaben an das PM mündlich und schriftlich

An das PM können vom Aufnahmearzt folgende Aufgaben übertragen werden:

• Arztbriefe, Laborbefunde, Pathologie-Befunde u.a. von vorherigen Aufenthalten am Diakonie Klinikum Neunkirchen im SAP aufrufen und ausdrucken
• Auswärtige Arztbriefe und Befunde anfordern
• Ausstehende hausinterne und externe Befunde anfordern
• Untersuchungen (urolog. Röntgenuntersuchungen, Konsile, Urinuntersuchung mit Urinkultur) mit Formular vorbereiten oder mit Klinischem Auftrag (SAP) anmelden
• Urinuntersuchungen, Uroflow und Restharn werden in der Ambulanz angemeldet. Für die Durchführung dieser Untersuchungen ist das Ambulanzpersonal zuständig, sowohl für die stationären als auch für die prästationären Patienten.

Das PM informiert den von Aufnahmearzt gesehenen Patienten über seinen weiteren Tagesablauf (Anästhesievorstellung, weitere Untersuchungen u.a) und informiert die Station über das Eintreffen des Patienten.

Der Aufnahmearzt nimmt die vorbereitete Patientenakte für den nächsten Patienten vom PM entgegen, desinfiziert die Ultraschallköpfe und die Patientenliege im Aufnahmezimmer und erneuert die Auflagefolie (für die Bestückung und Aufbereitung des Behandlungszimmers am Ende des Arbeitstages ist das Patientenmanagement zuständig). Danach ruft er den nächsten Patienten aus dem Wartebereich auf.

Wichtig: Die Wartezeit für Patienten im Wartebereich des Aufnahmearztes muss kurz gehalten werden, d.h. Patienten werden vom PM erst nach unten von Station gerufen, wenn mit ihm tatsächlich gesprochen werden kann.

Akute Änderungen des OP-Verfahrens (z.B. offene Prostatektomie anstelle DaVinci Prostatektomie), die den OP-Plan für den Folgetag betreffen, werden unmittelbar vom Aufnahmearzt an die OP-Leitung gemeldet. Erscheint ein Patient nicht zum vereinbarten Termin zur stationären Aufnahme, so wird dies ebenfalls der OP-Leitung/Funktionsleitung mitgeteilt. Dies nimmt das PM vor.

Fragen zur Indikationsstellung, dem Procedere, noch ausstehenden Untersuchungen sowie schwerwiegenden Änderungen des Procedere klärt der Aufnahmearzt mit dem leitenden Oberarzt oder dessen Vertreter.

OP-Planbesprechung

Nach Sichtung aller Patienten informiert der Aufnahmearzt den Ltd. Oberarzt (oder seinen Vertreter), dass die OP-Planbesprechung beginnen kann. Dies sollte um ca. 14:30 Uhr sein und die Besprechung sollte 45 min. nicht überdauern. Die Stationsärzte und Stationsoberärzte werden über das Patientenmanagement zur Besprechung gerufen, hierbei werden die von Station mitzubringenden Akten und Befunde besprochen. Zur OP-Planbesprechung richtet das PM den aktuellen OP-Plan des Folgetages sowie die Akten aller prästationär gesehenen Patienten (möglichst sortiert in der Reihenfolge des OP-Planes).

An erster Stelle wird zusammen mit den Stationsärzten der OP-Plan für den folgenden Tag besprochen. Hierzu stellt der Aufnahmearzt zunächst die Patienten vor, die am Folgetag operiert werden und von ihm an diesem Tag bei der stationären/prästationären Aufnahme gesehen wurden. Anschließend stellt er die für den Folgetag zu operierenden Patienten vor, die prästationär gesehen und freigegeben wurden. Die vollständig gerichteten Akten für diese Patienten erhielt er zur OP-Planbesprechung vom Patientenmanagement. Bei diesen bereits freigegebenen Patienten wird die OP-Indikation nicht mehr im Detail überprüft, sondern lediglich die Freigabe und evtl. Kommentare auf der PräOP Checkliste überprüft inkl. Urinstatus und Blutlabor.

Anschließend stellen die Stationsärzte die Patienten ihrer Station mit Akten, Röntgenbildern, Präoperativer Checkliste vor, die am Folgetag operiert werden und 1. an Vortagen bereits stationär aufgenommen wurden und 2. prästationär in der Vergangenheit gesehen wurden und am Vortag der OP direkt auf Station aufgenommen wurden.

Es erfolgt nun die Aktenübergabe und der Präoperativen Checkliste des Aufnahmearztes an die Stationsärzte für die Patienten, die am Folgetag stationär aufgenommen werden. Die OP-Plan Besprechung ist für die Stationsärzte abgeschlossen; die Stationsärzte nehmen die Akten/Checklisten Ihrer stationären Patienten und den Patienten, die am nächsten Morgen aufgenommen werden, mit auf Station und übergeben sie der Schichtleitung der Pflege zur weiteren Bearbeitung. Für die korrekte Aktenzuordnung und -führung auf Station ist die Pflege verantwortlich.

Am Ende der OP-Plan-Besprechung bespricht der Aufnahmearzt mit dem OP-Planverantwortlichen die Patienten, die er an diesem Tag prästationär gesehen hat und die nicht am Folgetag operiert werden. Diese Akten einschließlich Anamnesebogen und prästationärer Checkliste übergibt er später dem Patientenmanagement zur weiteren Bearbeitung.

Aufgaben des Aufnahmearztes nach der OP-Plan-Besprechung

• Abgabe des handschriftlich geänderten OP-Planes bis spätestens 15:30 Uhr im Aufnahmebüro; danach muss der OP-Plan vom Aufnahmearzt selbst elektronisch überarbeitet werden
• Klärung offener OP-Indikationen mit dem Klinikdirektor/ltd. Oberarzt/Vertreter
• Kommt es bei vom Aufnahmearzt gesehenen Patienten nach Rücksprache mit dem Ltd. Oberarzt zu schwerwiegenden Abweichungen des ursprünglich geplanten Procedere (z.B. Absetzen der OP, Wechsel des OP-Verfahrens, etc.), so ist der behandelnde Urologe oder einweisender Hausarzt hierüber vom Aufnahmearzt telefonisch oder ggf. per Brief hierüber schnellstmöglich zu informieren
• Ggf. Information des Patienten über Änderungen (stationäre Patienten: persönlich; prästationäre Patienten: persönlich oder telefonisch); Änderung der OP-Aufklärung werden vom Aufnahmearzt durchgeführt
• Änderungen im OP-Plan mit der OP-Leitung/Funktionsleitung kommunizieren
• Sichtung aller Laborwerte (= Blut und Urin) der am Tag gesehenen prästationären Patienten, die Laborwerte stationärer Patienten sichtet der Stationsarzt (im Detail siehe unten).
• Nach der OP Planbesprechung übergibt der Aufnahmearzt die Prä-OP Checklisten, Röntgenbilder u.a. der prästationären Patienten an das PM. Dieses sortiert die Bögen wieder in die Patientenakten ein.
• Austausch mit dem PM über Laborbefunde prästationärer Patienten und Änderungen durchführen
• Das Aufnahmearztzimmer ist nach Beendigung der täglichen Tätigkeit vom Aufnahmearzt in einem aufgeräumten (Schreibtisch) und sauberen Zustand (Ultraschallköpfe) zu hinterlassen.

Besonderheiten bei Prästationär vorgestellten Patienten

• Prästationär gesehene Patienten werden vom Patientenmanagement nach Hause verabschiedet und über den weiteren Ablauf informiert (Anrufe, Aufnahmetermin mit Uhrzeit, Operation, Medikamente, ausstehende Urinbefunde u.a.).
• Das PM informiert den Aufnahmearzt, bevor der Patient die Klinik verlässt. Die Befunde das Blutlabors werden vom PM ausgedruckt und dem Aufnahmearzt zum Abzeichnen vorgelegt. Evtl. kurzfristig erforderliche Änderungen aufgrund bisher unbekannter Laborwerte werden eingeleitet (z.B. Kalium > 6, Kreatininerhöhung, PSA-Erhöhung)
• Vorläufige Befunde werden vom Patientenmanagement verwaltet und ausgedruckt. Sobald sie vollständig und endgültig verfügbar sind (Blutlabor inkl. Serologie, Endergebnis der Urinkultur) werden sie dem Aufnahmearzt zur Überprüfung, und Unterschrift und weiteren Entscheidung vorgelegt. Endgültige, vom Aufnahmearzt abgezeichnete, Befunde werden vom PM in die Patientenakte einsortiert.
• Auffällige Serologien (z.B. Hep C) oder auffällige Urinkeime (z.B. MRSA) werden vom PM im OP-Plan vermerkt.